Sanal Ofiste Vergi Dairesi Yoklaması Nasıl İşler?

Vergi dairesi yoklaması, vergi idaresinin bir mükellefi ve mükellefiyetle ilgili olayları yerinde araştırıp tespit etmesidir. En sık karşılaşılan türü işe başlama yoklamasıdır: yeni kurulan bir işletmenin bildirdiği adreste gerçekten var olup olmadığı ve hangi faaliyeti yürüttüğü kontrol edilir. Tespitler kayda geçirilir ve mükellefiyetin açılmasına esas alınır.

Yoklama yalnız işe başlarken yapılmaz. Adres değişikliğinden sonra, vergi idaresinin genel kontrolleri sırasında ya da bir ihbar üzerine de yoklama yapılabilir.

Yoklama, işletmenin vergi kaydının açılma sürecinin bir parçasıdır. Önce bir adres edinirsiniz, sonra işe başlamanız vergi dairesine bildirilir, ardından yoklama memuru adrese gelir ve tespit yapar. Yoklama olumlu sonuçlanırsa mükellefiyetiniz açılır ve vergi levhanızı alabilirsiniz.

• Adres: İşyeri adresinizi gösteren bir belge edinirsiniz. Kendi işyerinizde bu belge kira sözleşmesi, sanal ofiste hizmet sözleşmesidir.
• İşe başlama bildirimi: Limited ve anonim şirketlerde kuruluş ticaret sicili müdürlüğüne yapılır ve bilgi vergi dairesine sicil üzerinden iletilir. Şahıs işletmelerinde ve serbest meslekte bildirim vergi dairesine yapılır; bu işi çoğu zaman mali müşaviriniz elektronik ortamda yürütür.
• Yoklama: Yoklama memuru bildirilen adrese gelir, işyerinin varlığını ve faaliyetinizi tespit eder, tespitini kayda geçirir.
• Mükellefiyet ve vergi levhası: Yoklama olumluysa mükellefiyetiniz açılır. Vergi levhası bugün elektronik ortamda alınır.

E-yoklama, yoklama tespitlerinin kâğıt fiş yerine elektronik ortamda kaydedildiği uygulamadır. Memur tespitini sahada dijital olarak girer ve kayıt doğrudan vergi idaresinin sistemine geçer. Mükellef açısından süreç değişmez: memur yine adrese gelir ve aynı konuları sorar. Yoklama kaydına nasıl ulaşacağınızı mali müşavirinize sorabilirsiniz.

Yoklamalar çoğunlukla mesai saatleri içinde, işe başlama bildiriminden sonraki günlerde yapılır; kesin zaman vergi dairesinin iş yüküne göre değişir. Archerson müşterilerinde vergi dairesi ziyaret saatini genellikle yoklamadan bir gün önce SMS ile bildiriyor. Bu mesajı kaçırmamak için yoklama döneminde telefonunuzu ve mesajlarınızı takip edin.

Sanal ofiste memuru adreste ofis ekibi karşılar. Archerson şubelerinde saatler şöyledir:

• Archerson Kadıköy: Bina erişimi pazartesi–cumartesi 08.00–23.00, pazar 09.00–18.00 arasındadır. Sekreterya pazartesi–cuma 09.00–19.00, cumartesi 09.00–18.00 hizmet verir; pazar günü sekreterya hizmeti bulunmaz.
• Archerson Acarkent: Acarkent’te bina erişimi süreklidir. Sekreterya pazartesi–cuma 08.30–18.00, cumartesi 08.30–17.00 hizmet verir; pazar günü sekreterya hizmeti bulunmaz.

Beklediğinizden uzun süre geçtiyse önce mali müşavirinizle birlikte vergi dairesinin ilgili birimini arayıp başvurunuzun durumunu sorun. Bildirimdeki adres, kat, kapı numarası ve iletişim bilgilerinde hata olup olmadığını kontrol edin. Sanal ofis kullanıyorsanız memurun adrese gelip gelmediğini ofis ekibinden öğrenin.

Sık görülen nedenler

• Adresin eksik ya da hatalı yazılması (bina adı, kat, iç kapı numarası)
• Memurun geldiği saatte adreste yetkilinin bulunmaması
• Vergi dairesinin ziyaret saatini bildiren mesajın gözden kaçması
• Vergi dairesinin iş yükü

Archerson müşterilerinde en sık iki durum görülür. Şirket unvanı kuruluştan sonra kesinleşen müşteriler unvanı ekibe bildirmeyince, memur geldiğinde şirketin hangi müşteriye ait olduğunu bulmak zorlaşır. Bir de vergi dairesinin SMS’i gözden kaçınca yoklama kaçırılır. Bu yüzden unvanınız belli olur olmaz ekibe bildirin ve yoklama döneminde gelen mesajları takip edin.

Yoklama memuru genel olarak işyerinin gerçekten var olduğunu, hangi faaliyetin yürütüldüğünü ve adresin nasıl kullanıldığını tespit etmek ister. İşletme sahibine ya da yetkilisine faaliyet konusu, çalışan olup olmadığı ve işyerinin kullanım biçimi hakkında sorular sorulabilir. Vergi dairesi aşağıdakilerden farklı belge de isteyebilir.

• Kimlik belgesi (şirket yetkilisi ya da işletme sahibi)
• Adresi gösteren sözleşme (kira ya da sanal ofis hizmet sözleşmesi)
• Şirket kaşesi ve imza sirküsü
• Faaliyet konusunu kısaca anlatabileceğiniz bilgi

Sanal ofiste yoklama, normal bir işyerindeki yoklamayla aynı kurallara tabidir: memur bildirilen adrese gelir ve faaliyetin bu adreste yürütüldüğünü tespit etmek ister. Fark, sizin her gün adreste bulunmamanızdır. Bu yüzden hizmet sözleşmenizin güncel olması, ofis ekibinin şirketinizi tanıması ve yoklama döneminde ulaşılabilir olmanız önem taşır.

Bazı faaliyetler (ör. fiziksel üretim, depolama ya da ruhsat gerektiren işler) sanal ofis adresiyle uyumlu olmayabilir. Faaliyetinizin uygun olup olmadığını mali müşavirinizle netleştirin. Archerson hazır ofislerinde perakende satış faaliyeti kabul edilmez.

Archerson'da yoklama süreci

• Başvuru: Archerson hizmet sözleşmenizi hazırlar ve size iletir. Mali müşaviriniz sözleşmede yazan adres kodu ile kuruluş ya da adres değişikliği başvurusunu yapar.
• Süre: Mali müşavirin başvurusundan sonra yoklama genellikle 10-15 gün içinde yapılır.
• Memuru kim karşılıyor: Archerson sekreteryası karşılar ve memura hizmet sözleşmesinin aslını verir.
• Sizden istenenler: Memur şirket yetkilisinden kaşe ve imza sirküsü ister; yetkilinin yoklamada adreste bulunması gerekir.
• Vergi levhası, ticaret sicili ve oda kaydı: Bu adımları mali müşaviriniz yürütür; Archerson'ın bu işlemlerde rolü yoktur.
• Bağlı vergi daireleri: Archerson Kadıköy Göztepe Vergi Dairesi’ne, Archerson Acarkent Beykoz Vergi Dairesi’ne bağlıdır.

Sanal ofis adresinize gelen posta, kargo ve tebligat şubede teslim alınır ve size SMS ile bildirilir; ödemeli gönderiler için önceden onayınız alınır. Talep ederseniz gönderileriniz yönlendirilir; teslim alınmayan gönderiler ortalama 2-3 ay saklanır.

Memur adreste faaliyet olmadığını ya da adresin bildirilenle uyuşmadığını tespit ederse mükellefiyetiniz açılmayabilir ya da ek inceleme başlatılabilir. Bu durum vergi levhası almanızı ve fatura düzenlemenizi geciktirebilir. Ne yapılacağı tespitin içeriğine göre değişir: tespiti mali müşavirinizle birlikte inceleyin, vergi dairesinin istediği eksikleri tamamlayın ve gerekirse yeniden yoklama isteyin.

• Hizmet ya da kira sözleşmesi imzalı ve şirket unvanı doğru yazılmış.
• Bildirimdeki adres sözleşmedekiyle harfi harfine aynı (bina, kat, kapı numarası dahil).
• Şirket unvanınız ve yetkilinin adı ofis ekibine bildirilmiş.
• Kaşe ve imza sirküsü hazır.
• Telefonunuz yoklama döneminde açık; vergi dairesinin SMS’ini ve ofis ekibinin aramalarını takip ediyorsunuz.
• Mali müşaviriniz yoklama tarihini takip ediyor.

İlgili içerik: Sanal ofis ile şirket kurulur mu? (kuruluş adımları) →

İlgili içerik: Şirket adresi rehberi (ev adresi, aynı adreste birden fazla şirket, adres değişikliği) →

İlgili içerik: Sanal ofis mi, home office mi? (evde yoklama ve adres farkı) →